Erläuterungen zur elektronischen Kommunikation

Der Verwaltungsverband Diehsa bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation gemäß Verwaltungsverfahrensgesetz für den Freistaat Sachsen (SächsVwVfG) nach dem § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Der Verwaltungsverband Diehsa hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. Für die elektronische Kommunikation per E-Mail ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: post@vv-diehsa.de
Darüberhinaus finden Sie in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Ämter (Link: "Kontakt"). Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden. Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an den Verwaltungsverband versenden, so beachten Sie bitte, dass der Verwaltungsverband nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

E-Mails, deren Dateianhänge Makros oder sonstige ausführbare Dateien enthalten, werden nicht bearbeitet. Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann Ihre E-Mail nicht bearbeitet werden. Beachten Sie bitte, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. Der Verwaltungsverband Diehsa bearbeitet derzeit aus technisch-organisatorischen Gründen keine verschlüsselten E-Mails. Falls Sie uns vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden. Der Verwaltungsverband Diehsa kann derzeit aus technisch-organisatorischen Gründen keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersenden können. Wir bitten Sie deshalb, in diesen Fällen auf die papiergebundene Kommunikation auszuweichen. Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit dem Verwaltungsverband Diehsa und gelten nicht für Verweise (Links) auf Angebote von Dritten. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Ab dem 1. Januar 2020 werden E-Mail-Anhänge mit alten Office-Formaten (.doc, .xls, .ppt) von den Behörden des Freistaates Sachsen nicht mehr entgegengenommen. In solchen Fällen wird lediglich der Mailtext zugestellt. Grund für die Sperrung sind Sicherheitserwägungen des Freistaates, da die alten Office-Formate seit Monaten u. a. dafür genutzt werden, mit darin versteckter Schadsoftware Computer und Netzwerke anzugreifen und lahmzulegen.

Die Sperrung der alten Office-Formate wird im gemeinsamen Netz von Freistaat und Kommunen in Sachsen umgesetzt. Das betrifft demnach alle Behörden des Freistaates (im Sächsischen Verwaltungsnetz) und alle Kommunen, die an das Kommunale Datennetz angeschlossen sind. Sowohl Absender als auch Empfänger einer solchen E-Mail werden über die Sperrung des Anhangs informiert.

Die aktuellen Office-Formate (.docx, .xlsx, .pptx) werden von den Behörden weiterhin entgegengenommen. Das Dateiformat docx wurde im Jahr 2003 mit dem Marktstart von Word 2003 eingeführt und ist das Standard-Dateiformat für Dokumente ab Word 2007.